E-Rechnungspflicht 2025-2026: Der komplette Leitfaden
Die elektronische Rechnung wird in Deutschland verpflichtend. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen – und ab 2027 auch selbst zu versenden. Doch was bedeutet das konkret für Sie als Selbstständiger, Handwerker oder kleines Unternehmen?
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF-Datei, die per E-Mail verschickt wird. Per Definition ist eine elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird – und eine automatische Verarbeitung ermöglicht.
Zugelassene Formate in Deutschland:
Wichtig: Eine einfache PDF-Rechnung erfüllt diese Anforderungen nicht und gilt ab 2027 nicht mehr als gesetzeskonforme Rechnung im B2B-Bereich.
Der Zeitplan: Was kommt wann?
Ab 1. Januar 2025
Ab 1. Januar 2026
Ab 1. Januar 2027
Was passiert bei Verstößen?
Die Rechtsgrundlage bildet § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz). Wenn Sie keine ordnungsgemäße Rechnung ausstellen:
Wer ist betroffen?
Alle Unternehmen, die Geschäfte mit anderen Unternehmen (B2B) machen:
Ausnahmen:
Was kostet die Umstellung?
Die gute Nachricht: Es muss nicht teuer sein.
So stellen Sie jetzt um – in 3 Schritten
Schritt 1: E-Rechnungen empfangen können
Stellen Sie sicher, dass Sie XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien öffnen und lesen können. Mit dem kostenlosen Rechnex Validator können Sie prüfen, ob erhaltene E-Rechnungen gültig sind.
Schritt 2: Bestehende PDFs konvertieren
Sie haben bereits PDF-Rechnungen? Mit Rechnex können Sie diese in wenigen Sekunden in gültige XRechnungen umwandeln – ohne neue Software zu installieren.
Schritt 3: Workflow anpassen
Integrieren Sie die E-Rechnung in Ihren normalen Rechnungsprozess. Ob Sie weiter mit Word arbeiten und dann konvertieren oder direkt auf neue Software umsteigen – wichtig ist, dass am Ende eine konforme E-Rechnung steht.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich meine Word-Rechnungen noch nutzen?
Ja, aber nur noch bis Ende 2026. Danach müssen Sie entweder auf Software umsteigen, die direkt E-Rechnungen erstellt, oder Ihre PDFs konvertieren.
Muss ich eine neue Buchhaltungssoftware kaufen?
Nein. Mit Konverter-Lösungen wie Rechnex können Sie Ihre bestehenden PDFs in E-Rechnungen umwandeln.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reines XML-Format und der Standard für Behörden. ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten – ideal, wenn der Empfänger noch keine automatische Verarbeitung hat.
Mehr dazu: XRechnung vs. ZUGFeRD im Vergleich →
Fazit: Jetzt handeln lohnt sich
Die E-Rechnungspflicht kommt – aber mit der richtigen Vorbereitung ist die Umstellung keine große Hürde. Testen Sie jetzt den kostenlosen Rechnex Konverter und machen Sie Ihre erste PDF zur XRechnung.
Dieser Artikel wurde am 10. Januar 2026 veröffentlicht und entspricht dem aktuellen Rechtsstand. Für verbindliche Auskünfte konsultieren Sie bitte Ihren Steuerberater.