XRechnung vs. ZUGFeRD: Der ultimative Vergleich

Wenn Sie sich mit der E-Rechnungspflicht beschäftigen, stoßen Sie schnell auf zwei Begriffe: XRechnung und ZUGFeRD. Beide sind in Deutschland zugelassen – aber welches Format ist das richtige für Sie?

Das Wichtigste in Kürze

KriteriumXRechnungZUGFeRD

FormatReines XMLPDF mit eingebettetem XML
LesbarkeitNur maschinellAuch für Menschen lesbar
Behörden✅ Pflichtformat✅ Akzeptiert (ab 2.0)
B2B allgemein✅ Erlaubt✅ Erlaubt
DateigrößeSehr klein (~10 KB)Größer (~100-500 KB)

Was ist XRechnung?

XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen, basierend auf der europäischen Norm EN 16931. Es ist ein reines XML-Format – das bedeutet, die Datei enthält nur strukturierte Daten, keine visuelle Darstellung.

Vorteile der XRechnung

✅ Kompakt: Kleine Dateigröße, schnelle Übertragung

✅ Behörden-Standard: Für öffentliche Auftraggeber vorgeschrieben

✅ Automatisierung: Perfekt für maschinelle Verarbeitung

✅ Eindeutig: Keine Interpretationsspielräume

Nachteile der XRechnung

❌ Nicht lesbar: Sie brauchen einen Viewer um den Inhalt zu sehen

❌ Keine Anhänge: Keine zusätzlichen PDFs oder Bilder möglich

❌ Gewöhnungsbedürftig: Sieht für Laien wie "Code" aus

Wann XRechnung verwenden?

Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber

Wenn der Empfänger automatisierte Verarbeitung nutzt

Bei sehr hohem Rechnungsvolumen

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Hybridformat. Es besteht aus einer normalen PDF-Rechnung, in die eine XML-Datei eingebettet ist.

Vorteile von ZUGFeRD

✅ Dual-Use: PDF für Menschen, XML für Maschinen

✅ Vertraut: Sieht aus wie eine normale Rechnung

✅ Anhänge möglich: Zusätzliche Dokumente können eingebettet werden

✅ Rückwärtskompatibel: Empfänger ohne E-Rechnung-Software können es als PDF öffnen

Nachteile von ZUGFeRD

❌ Größere Dateien: PDF + XML = mehr Speicherplatz

❌ Komplexere Erstellung: Zwei Formate müssen übereinstimmen

❌ Profile beachten: Verschiedene ZUGFeRD-Profile haben unterschiedliche Anforderungen

ZUGFeRD Profile

ZUGFeRD gibt es in verschiedenen Profilen, die unterschiedliche Detailgrade haben:

ProfilBeschreibungAnwendung

MinimumGrunddatenArchivierung
BasicVollständige RechnungStandardfall
EN 16931EU-konformBehörden-fähig
ExtendedErweiterte DatenKomplexe Geschäfte

Tipp: Für die meisten Anwendungsfälle ist ZUGFeRD Basic oder EN 16931 die richtige Wahl.

Der direkte Vergleich

Dateigröße und Übertragung

XRechnung gewinnt: Eine typische XRechnung hat etwa 10-20 KB. Eine ZUGFeRD-Datei mit demselben Inhalt ist 100-500 KB groß – immer noch klein, aber ein deutlicher Unterschied bei Massenverarbeitung.

Lesbarkeit

ZUGFeRD gewinnt: Sie können die Datei direkt mit jedem PDF-Viewer öffnen und die Rechnung lesen. Eine XRechnung erfordert spezielle Software oder einen Online-Viewer.

Behördentauglichkeit

Unentschieden: Beide Formate werden akzeptiert. Für XRechnungen an Behörden benötigen Sie allerdings eine Leitweg-ID.

Zukunftssicherheit

Unentschieden: Beide Formate basieren auf EN 16931 und sind für die E-Rechnungspflicht zugelassen.

Entscheidungshilfe: Was passt zu mir?

Wählen Sie XRechnung, wenn:

Sie an Behörden oder öffentliche Auftraggeber liefern

Ihre Kunden automatisierte Buchhaltungssysteme nutzen

Sie viele Rechnungen versenden und Speicherplatz sparen möchten

Wählen Sie ZUGFeRD, wenn:

Ihre Kunden unterschiedliche technische Ausstattungen haben

Sie auch eine "lesbare" Version der Rechnung benötigen

Sie Anlagen (Leistungsnachweise, Stundenlisten) mitschicken möchten

Häufige Fragen

Kann ich beide Formate nutzen?

Ja! Viele Unternehmen nutzen XRechnung für Behörden und ZUGFeRD für andere Geschäftskunden.

Welches Format erstellt Rechnex?

Rechnex kann beides: XRechnung (UBL) für den Behördenverkehr und ZUGFeRD 2.2 als Hybridformat. Sie wählen beim Konvertieren einfach das gewünschte Format aus.

Ist Factur-X das gleiche wie ZUGFeRD?

Nahezu identisch. Factur-X ist das französische Pendant zu ZUGFeRD, beide basieren auf demselben technischen Standard und sind kompatibel.

Was ist der Unterschied zwischen UBL und CII?

Beides sind XML-Syntaxen für E-Rechnungen:

UBL (Universal Business Language): Wird von XRechnung bevorzugt

CII (Cross Industry Invoice): Wird von ZUGFeRD verwendet

Inhaltlich enthalten beide dieselben Informationen – nur die technische Struktur unterscheidet sich.

Fazit: Es gibt kein "falsches" Format

Beide Formate sind rechtlich gleichwertig und zukunftssicher. Die Entscheidung hängt von Ihren Kunden ab:

Behörden? → XRechnung

Gemischte Kunden? → ZUGFeRD

Unsicher? → Starten Sie mit ZUGFeRD (es ist abwärtskompatibel)

Mit Rechnex können Sie Ihre PDF-Rechnungen in beide Formate konvertieren – probieren Sie es jetzt aus.

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Haben Sie weitere Fragen zu E-Rechnungsformaten? Schreiben Sie uns an kontakt@rechnex.de