Was ist eine Leitweg-ID? (Und wo finde ich sie?)
Wenn Sie zum ersten Mal eine E-Rechnung an eine öffentliche Behörde (Bund, Land, Kommune oder auch Schulen und Krankenhäuser) stellen, stoßen Sie spätestens beim Ausfüllen der Rechnungsdaten auf ein kryptisches Pflichtfeld: Die Leitweg-ID.
Ohne diese ID können Sie Ihre XRechnung nicht hochladen. Das Portal (z.B. ZRE oder OZG-RE) blockiert den Versand. Schlimmer noch: Wenn Sie eine falsche ID angeben, landet Ihre Rechnung im digitalen Nirgendwo und wird nicht bezahlt.
In diesem Artikel erklären wir Ihnen einfach und verständlich, was diese ID ist, wie sie aufgebaut ist – und am wichtigsten: Wo Sie die richtige ID für Ihren Auftraggeber finden.
Einfach erklärt: Was ist die Leitweg-ID?
Stellen Sie sich die Leitweg-ID wie eine digitale Postleitzahl und Hausnummer vor.
Eine große Behörde (z.B. ein Bundesministerium) hat hunderte Abteilungen. Wenn Sie eine Rechnung einfach nur "An das Ministerium" schicken, weiß der zentrale Computer nicht, welcher Sachbearbeiter diese prüfen muss.
Die Leitweg-ID sorgt dafür, dass Ihre Rechnung vollautomatisch vom zentralen Rechnungseingangsportal (ZRE) direkt auf den virtuellen Schreibtisch des richtigen Sachbearbeiters geleitet wird. Daher der Name: Sie bestimmt den Leitweg.
Merke: Jede öffentliche Auftraggeber-Stelle in Deutschland hat eine eindeutige Leitweg-ID. Sie ist im Standard XRechnung ein absolutes Pflichtfeld (Feld BT-10).Wie ist eine Leitweg-ID aufgebaut?
Eine Leitweg-ID sieht auf den ersten Blick wild aus, folgt aber einer strengen Logik. Sie besteht meist aus drei Blöcken, getrennt durch Bindestriche.
Beispiel: 991-051110000000-33
Der Aufbau im Detail:
991) sagen aus, in welchem Bundesland oder Bereich sich die Behörde befindet.05111...) identifiziert die konkrete Behörde, Schule oder Verwaltungseinheit.33) sind mathematisch errechnet. Sie dienen der Sicherheit. Wenn Sie sich bei der Eingabe vertippen, passt die Prüfziffer nicht mehr zum Rest und das System meldet sofort einen Fehler.Liste der Ländercodes (Die ersten Ziffern)
Anhand der ersten zwei bis drei Ziffern der Leitweg-ID erkennen Sie sofort, an welches Bundesland oder an welche Bundesbehörde die Rechnung adressiert ist. Das hilft oft, wenn Sie unsicher sind, ob Sie das richtige Portal (z.B. ZRE oder OZG-RE) nutzen.
Das wichtigste Problem: Wo finde ich die Leitweg-ID?
Es gibt leider kein zentrales, öffentliches Telefonbuch, in dem Sie einfach "Stadtverwaltung München" eingeben und die ID erhalten. Warum? Weil IDs oft abteilungsspezifisch sind und sich ändern können.
Hier sind die 3 Wege, wie Sie an die ID kommen:
1. Der Auftrag / Die Bestellung (Der sicherste Weg)
Schauen Sie auf das offizielle Bestellschreiben, die Auftragsbestätigung oder den Vertrag. Seit 2025 sind Behörden angehalten, die Leitweg-ID bei der Beauftragung zwingend mitzuteilen. Sie finden sie oft im Kopfbereich oder im Kleingedruckten unter "Rechnungsanschrift".
2. Fragen Sie Ihren Ansprechpartner
Wenn Sie keine schriftliche Bestellung haben (z.B. bei einer telefonischen Beauftragung), rufen Sie an. Fragen Sie denjenigen, der die Leistung bestellt hat: "Wie lautet Ihre Leitweg-ID für die E-Rechnung?".
Schreiben Sie keine Rechnung "auf gut Glück" ohne diese Info!
3. Webseiten und Suchmaschinen (Der Notnagel)
Manche Kommunen veröffentlichen ihre zentralen Leitweg-IDs im Impressum oder auf einer Unterseite "E-Rechnung" ihrer Website.
Google-Tipp:* Suchen Sie nach
[Name der Stadt] Leitweg-ID.Achtung bei der Eingabe: Formate & Fehler
Wenn Sie Ihre Rechnung mit dem Rechnex Konverter erstellen, prüfen wir automatisch, ob das Format der ID stimmt. Trotzdem passieren häufig Fehler:
* Bindestriche vergessen: Geben Sie die ID immer exakt so ein, wie sie angegeben ist.
* Veraltete IDs: Behördenstrukturen ändern sich. Eine ID, die letztes Jahr funktionierte, kann heute ungültig sein.
* Falsches Feld: In der XRechnung (XML) gehört die ID in das Feld BuyerReference (Käuferreferenz).
Wie prüfe ich, ob eine ID gültig ist?
Sie können nicht prüfen, ob die ID zur richtigen Abteilung gehört, aber Sie können prüfen, ob sie mathematisch korrekt ist.
Unser Rechnex Validator berechnet im Hintergrund die Prüfziffer (Modulo-97-Verfahren).
* Ist die ID rot markiert? Dann haben Sie sich vertippt.
* Ist sie grün? Dann ist das Format korrekt.
Fazit: Ohne ID kein Geld
Die Leitweg-ID ist der Schlüssel zur Behördenkasse. Behandeln Sie sie genauso wichtig wie die richtige IBAN.
Unser Tipp für Ihren Workflow:
Fragen Sie vor Leistungserbringung nach der Leitweg-ID. Legen Sie den Kunden in Ihrem System erst an, wenn Sie diese Nummer haben. Das spart Ihnen am Ende des Monats stundenlanges Telefonieren und Mahnwesen.
Haben Sie die ID, aber wissen nicht, wie Sie die XRechnung erstellen?
Nutzen Sie unseren Konverter. Einfach PDF hochladen, Leitweg-ID eintragen, fertig.