Rechnung an den Bund senden: So nutzen Sie das ZRE Portal richtig
Sie haben einen Auftrag für ein Bundesministerium oder eine Bundesbehörde erledigt. Die XRechnung liegt als XML-Datei auf Ihrem Desktop (vielleicht erstellt mit dem Rechnex Konverter). Sie wollen sie "nur schnell" per E-Mail schicken.
Stopp! Das funktioniert nicht mehr.
Die meisten Bundesbehörden blockieren E-Mails mit Rechnungsanhängen konsequent. Sie müssen die Rechnung über ein offizielles Web-Portal einreichen.
Doch hier fängt die Verwirrung an: Welches Portal? Wie registriere ich mich? Und warum wird meine Datei abgelehnt? In diesem Guide führen wir Sie sicher durch den Behörden-Dschungel.
Die erste Hürde: ZRE oder OZG-RE?
Bevor Sie sich irgendwo einloggen, müssen Sie wissen, welches Portal zuständig ist. Es gibt nämlich zwei Haupt-Portale für den Bund, und sie sind nicht miteinander verbunden.
Der Schlüssel liegt in Ihrer Leitweg-ID (die Nummer auf der Bestellung).
1. Das ZRE (Zentrales Rechnungseingangsportal)
* Für wen: Unmittelbare Bundesverwaltung (z.B. Ministerien, Bundeskanzleramt, Bundespolizei).
* Erkennungsmerkmal: Die Leitweg-ID beginnt mit
991.* Adresse:
xrechnung.bund.de2. Das OZG-RE (Onlinezugangsgesetz-Konformes Rechnungseingangsportal)
* Für wen: Mittelbare Bundesverwaltung (Stiftungen, Anstalten) und angeschlossene Bundesländer (z.B. Berlin, Brandenburg, Sachsen, Thüringen).
* Erkennungsmerkmal: Die Leitweg-ID beginnt mit
992 oder Ländercodes wie 11, 12 etc.* Adresse:
xrechnung-bdr.deFaustregel: Schauen Sie auf die ersten drei Ziffern der Leitweg-ID.
* 991 -> ZRE* Alles andere -> Wahrscheinlich OZG-RE (oder Landesportale).
Schritt 1: Die Registrierung (Einmalig)
Egal welches Portal Sie nutzen, Sie brauchen einen Account.
* Achtung: Sie können nicht einfach "Benutzername/Passwort" wählen. Um Betrug zu verhindern, setzen die Portale auf sichere Identifizierung.
* Der einfachste Weg: Nutzen Sie Ihr ELSTER-Unternehmenszertifikat oder die BundID. Das haben Sie als Unternehmer für die Steuererklärung meist ohnehin schon. Damit ist der Account in wenigen Minuten freigeschaltet.
Schritt 2: XRechnung hochladen
Loggen Sie sich ein. Der Prozess ist in beiden Portalen (ZRE & OZG-RE) ähnlich, da sie technisch verwandt sind.
Hinweis:* Sie könnten die Rechnung auch manuell im Webformular abtippen, aber das ist mühsam und fehleranfällig. Laden Sie lieber die fertige XML-Datei von Rechnex hoch.
Grüner Haken:* Format stimmt.
Rotes Kreuz:* Formatfehler (siehe unten "Fehlerbehebung").
Schritt 3: Adressierung prüfen
Das Portal liest die Leitweg-ID aus Ihrer XML-Datei aus.
Das System zeigt Ihnen nun an: "Empfänger erkannt: Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz"*.
* Prüfen Sie, ob der angezeigte Name mit Ihrem Auftraggeber übereinstimmt.
Schritt 4: Absenden nicht vergessen!
Ein klassischer Anfängerfehler: Nach dem Upload und der Prüfung liegt die Rechnung erst im Status "Entwurf". Sie müssen explizit auf "Einreichen" oder "Senden" klicken. Erst dann erhält der Sachbearbeiter die Rechnung.
Troubleshooting: Die häufigsten Fehler beim Upload
Sie laden Ihre Datei hoch und das ZRE meldet einen Fehler? Hier sind die Ursachen und Lösungen:
Fehler: "Leitweg-ID unbekannt" oder "Falsches Portal"
* Ursache: Sie versuchen, eine
992-ID (OZG-RE) im ZRE-Portal (991) hochzuladen – oder umgekehrt.* Lösung: Wechseln Sie das Portal (siehe oben "ZRE oder OZG-RE").
Fehler: "Syntax Violation" / "Schema Fehler"
* Ursache: Die XML-Struktur ist kaputt. Das passiert oft bei Freeware-Tools oder veralteten Plugins.
* Lösung: Ihre Datei entspricht nicht dem aktuellen Standard (XRechnung 3.0.x). Nutzen Sie den Rechnex Validator, um genau zu sehen, welche Zeile falsch ist, und erstellen Sie die Datei ggf. neu.
Fehler: "Anhang zu groß"
* Ursache: Sie haben riesige Baupläne oder Fotos eingebettet.
* Lösung: XRechnungen haben Größenlimits (meist 10-15 MB). Versuchen Sie, Anhänge zu komprimieren oder (nach Absprache) separat zu senden.
Alternative: E-Mail und Peppol
Muss ich das Portal nutzen?
rechnungseingang@behoerde.de), die automatisch verarbeitet werden. Das ist aber seltener geworden. Prüfen Sie Ihren Auftrag.Für Wen?* Lohnt sich meist erst bei sehr vielen Rechnungen, da Peppol-Zugänge oft kostenpflichtig sind.
Fazit: Das Portal ist nur der Briefkasten
Lassen Sie sich von der bürokratischen Oberfläche des ZRE nicht abschrecken. Es ist im Grunde nur ein digitaler Briefkasten.
Der wichtigste Schritt passiert DAVOR:
Die Erstellung einer sauberen, validen XRechnung. Wenn die Datei stimmt (richtige Leitweg-ID, korrekte Summen, valides XML), ist der Upload im Portal in 2 Minuten erledigt.
Noch keine valide XML-Datei?
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