E-Rechnung für Freiberufler: Gilt die Pflicht auch für mich?
Wir schreiben das Jahr 2026. Die E-Rechnungspflicht ist in vollem Gange. Während große GmbHs längst ihre IT umgestellt haben, herrscht bei Einzelkämpfern oft noch Verwirrung.
Die häufigsten Fragen, die uns erreichen:
"Ich bin Kleinunternehmer nach § 19 UStG, ich weise gar keine Steuer aus – bin ich raus?"
"Ich bin freiberuflicher Arzt/Designer/Texter, gilt das für mich?"
"Meine Rechnungen sind winzig, muss ich jetzt XML lernen?"
In diesem Artikel bringen wir Licht ins Dunkel. Wir zeigen Ihnen, wer sofort handeln muss, wer noch Zeit hat und für wen die Pflicht gar nicht gilt.
Der Grundsatz: Es geht nicht um die Größe, sondern um den Kunden
Das Wichtigste zuerst: Das E-Rechnungs-Gesetz kennt keine Ausnahme für "kleine" Unternehmen.
Ob Sie ein Weltkonzern sind oder ein studentischer Grafikdesigner, ist dem Gesetzgeber (fast) egal. Entscheidend für die Pflicht zur E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) sind zwei Faktoren:
Fall A: Sie schreiben Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
Entwarnung. 🟢
Wenn Sie Hochzeitsfotograf sind, Patienten privat behandeln oder Nachhilfe geben, ändert sich für Sie nichts. Rechnungen an Privatleute dürfen weiterhin als PDF oder auf Papier verschickt werden. Es gibt keine E-Rechnungspflicht im B2C-Bereich.
Fall B: Sie schreiben Rechnungen an andere Firmen (B2B)
Pflicht (mit Übergangsfrist). 🔴
Sobald Sie einem anderen Unternehmen eine Rechnung schreiben (z.B. der IT-Freelancer an die Agentur oder der Handwerker an die Hausverwaltung), greift die Pflicht grundsätzlich.
Der Irrtum mit der "Kleinunternehmerregelung"
Viele glauben: "Ich bin Kleinunternehmer (§ 19 UStG), ich habe mit Umsatzsteuer nichts am Hut, also betrifft mich das nicht."
Das ist falsch.
Die Kleinunternehmerregelung befreit Sie nur vom Ausweis der Umsatzsteuer, nicht von den formellen Anforderungen an eine Rechnung. Auch als Kleinunternehmer müssen Sie im B2B-Geschäft auf E-Rechnung umstellen.
Die Zeitachse für "die Kleinen" (Umsatz < 800.000 €)
Da wir uns aktuell im Februar 2026 befinden, gilt für Sie folgende Situation:
1. Empfangspflicht (Seit 01.01.2025)
Sie müssen technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Beispiel:* Sie kaufen neues Werkzeug im Großhandel oder buchen ein Coaching. Der Lieferant schickt Ihnen eine XRechnung. Sie dürfen diese nicht ablehnen ("Bitte schicken Sie mir ein PDF"). Sie müssen sie annehmen und archivieren.
2. Versandpflicht (Die Galgenfrist bis 2027)
Wenn Ihr Vorjahresumsatz unter 800.000 € lag (was auf 99% aller Freiberufler zutrifft), haben Sie noch eine Schonfrist für den Versand.
* Bis 31.12.2026: Dürfen Sie noch PDF- oder Papierrechnungen an B2B-Kunden schreiben.
* Ab 01.01.2027: Ist Schluss. Dann müssen auch Sie zwingend E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD) versenden.
Aber Vorsicht: Auch wenn Sie gesetzlich noch PDFs schicken dürfen, können Ihre Kunden (gerade große Firmen) schon jetzt vertraglich verlangen: "Wir akzeptieren nur noch XRechnung". Der Markt regelt das oft schneller als das Gesetz.
Die rettenden Ausnahmen: Wann Sie KEINE E-Rechnung brauchen
Es gibt zwei wichtige Schlupflöcher, die gerade für Freiberufler Gold wert sind:
1. Kleinbetragsrechnungen (bis 250 €)
Rechnungen, deren Gesamtbetrag (Brutto) 250 Euro nicht übersteigt, sind von der Pflicht ausgenommen.
Beispiel:* Sie sind Texter und schreiben eine Mini-Rechnung über 150 € an eine Agentur. Das geht weiterhin als PDF oder Papier.
2. Fahrausweise
Tickets für Bahn, Bus oder Flugzeug gelten als Rechnung, müssen aber kein E-Format haben.
Checkliste für spezifische Berufsgruppen
Fazit: Was Sie jetzt tun sollten
Warten Sie nicht bis zum 31.12.2026. Die Umstellung kommt sowieso.
Wenn Sie nur wenige Rechnungen im Monat schreiben, lohnt sich keine teure Buchhaltungssoftware.
Der einfachste Weg für Freiberufler:
So bleiben Sie flexibel: PDF für Privatkunden, XRechnung für Geschäftskunden – ohne monatliche Fixkosten.