Sind Word- und Excel-Rechnungen 2026 wirklich verboten?
Es ist das Gerücht, das sich in Handwerksbetrieben und Büros hartnäckig hält: "Ab sofort darfst du keine Rechnungen mehr mit Word schreiben, das ist jetzt illegal!"
Oft wird diese Aussage von Software-Anbietern befeuert, die Ihnen teure Komplettlösungen verkaufen wollen. Da wir uns nun im Jahr 2026 befinden und die erste Phase der E-Rechnungspflicht (Empfang) bereits seit einem Jahr gilt, ist die Verunsicherung groß.
In diesem Artikel räumen wir mit den Mythen auf und zeigen Ihnen, wie Sie Ihre gewohnten Office-Vorlagen ganz legal behalten können – wenn Sie eine wichtige Kleinigkeit beachten.
Der Mythos: "Word ist verboten"
Um es kurz zu machen: Nein, Microsoft Word und Excel sind nicht verboten.
Es gibt kein Gesetz, das Ihnen vorschreibt, welche Software Sie zum Tippen Ihrer Rechnung nutzen müssen. Sie könnten Ihre Rechnung theoretisch auch im Windows Editor schreiben.
ABER: Das Gesetz (§ 14 UStG) schreibt seit der Reform vor, wie das Ergebnis aussehen muss, das bei Ihrem Geschäftskunden (B2B) ankommt.
Das Problem ist nicht Word – das Problem ist die PDF
Früher war der Workflow so:
Dieser Workflow ist im B2B-Bereich ein Auslaufmodell.
Eine reine PDF-Datei gilt nach den neuen Standards (EN 16931) nicht mehr als elektronische Rechnung, da sie keine strukturierten Daten (XML) enthält. Wenn Ihr Kunde eine E-Rechnung verlangt (was er ab 2025 darf und ab 2027/2028 muss), reicht Ihre Word-PDF nicht mehr aus.
Die rechtliche Falle: GoBD und der "Medienbruch"
Warum warnen Steuerberater trotzdem vor Word & Excel? Das liegt oft an den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen...).
1. Die Veränderbarkeit
Eine Excel-Datei kann nachträglich geändert werden, ohne dass man Spuren sieht. Das Finanzamt hasst das.
* Lösung: Sie durften Excel-Dateien noch nie im Original verschicken. Sie mussten sie schon immer "festschreiben" (z.B. als PDF). Das ändert sich auch 2026 nicht.
2. Der Medienbruch
Das ist das neue Thema bei der E-Rechnung.
* Falsch: Rechnung in Word schreiben -> Ausdrucken -> Einscannen -> Als E-Rechnung versenden.
* Richtig: Digital bleiben.
Die Lösung: So nutzen Sie Word 2026 legal weiter
Sie hängen an Ihrer Word-Vorlage? Sie haben Jahre damit verbracht, Ihr Logo perfekt in Excel zu platzieren? Behalten Sie es.
Sie müssen Ihren Prozess nur um einen Schritt erweitern. Man nennt das den "Hybrid-Workflow".
Ihr neuer Workflow (GoBD-konform):
Mit diesem Zwischenschritt erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen, ohne dass Sie sich in ein kompliziertes neues ERP-Programm einarbeiten müssen.
Wichtiger Hinweis zur Aufbewahrung:
Wenn Sie diesen Weg gehen, müssen Sie laut Finanzverwaltung idealerweise beide Dateien aufbewahren: Ihre ursprüngliche PDF (als Beleg der Erstellung) und die erzeugte XML/ZUGFeRD-Datei (als das Dokument, das versendet wurde).
Wann sollten Sie sich doch von Word verabschieden?
Obwohl es möglich ist, Word zu behalten, ist es nicht immer sinnvoll. Hier ist eine Entscheidungshilfe:
Bleiben Sie bei Word + Konverter, wenn:
* Sie weniger als 10-20 Rechnungen pro Monat schreiben.
* Ihre Rechnungen sehr individuell sind (viel Freitext, spezielle Formatierungen).
* Sie keine monatlichen Fixkosten für Software-Abos (oft 30€+) zahlen wollen.
* Sie Handwerker oder Freiberufler im Nebenerwerb sind.
Wechseln Sie auf eine echte Rechnungs-Software, wenn:
* Sie über 50 Rechnungen im Monat schreiben (der manuelle Upload nervt irgendwann).
* Sie ein Warenwirtschaftssystem brauchen (Lagerbestand).
* Sie Ihre Kundendaten (CRM) professionell verwalten wollen.
Fazit: Keine Panik vor dem Software-Zwang
Lassen Sie sich nicht einreden, dass Ihre bisherige Arbeitsweise illegal ist. Der Gesetzgeber fordert ein bestimmtes Format (XML/ZUGFeRD), keine bestimmte Software.
Solange Sie sicherstellen, dass aus Ihrer Word-Datei am Ende eine valide E-Rechnung wird, sind Sie auf der sicheren Seite.
Testen Sie es selbst:
Nehmen Sie Ihre aktuelle Word-Rechnung, speichern Sie sie als PDF und schauen Sie, wie einfach daraus eine E-Rechnung wird.