PDF zu ZUGFeRD: So machen Sie Ihre normale Rechnung "smart"
Sie stehen vor einem Dilemma: Ihre Kunden (oder das Finanzamt) fordern ab 2026 eine E-Rechnung. Sie haben aber keine Lust, reine XML-Datensätze (XRechnung) zu verschicken, die kein Mensch lesen kann. Sie möchten Ihr professionelles Design, Ihr Logo und das gewohnte PDF-Format beibehalten.
Die Lösung heißt ZUGFeRD (in Frankreich und international auch Factur-X genannt).
Das Geniale daran: Es ist eine Hybrid-Rechnung.
Doch wie kommen Sie von Ihrem normalen Word-Export oder Ihrer Standard-PDF zu diesem Hybrid-Format, ohne teure Software zu kaufen? Hier ist die Anleitung.
Das Problem: "Speichern als PDF" reicht nicht mehr
Viele Unternehmer denken: "Ich schreibe meine Rechnung in Word und speichere sie als PDF/A. Das muss doch reichen, oder?"
Leider nein.
Eine normale PDF-Datei ist für Computer nur ein "dummes Bild". Ein Buchhaltungsprogramm weiß nicht, wo die Rechnungsnummer steht oder was der Nettobetrag ist. Damit eine PDF zur echten E-Rechnung (ZUGFeRD) wird, muss eine XML-Datei (nach Standard EN 16931) fest in die PDF-Struktur eingebettet werden.
Word oder Excel können das von Haus aus nicht. Dafür brauchen Sie einen Konverter.
Der kostenlose Rechnex ZUGFeRD Konverter
Wir haben ein Tool entwickelt, das genau diese Lücke schließt. Es verbindet Ihre visuelle Rechnung mit den geforderten technischen Daten.
So funktioniert die Umwandlung:
Schritt 1: PDF hochladen
Gehen Sie auf unseren Online ZUGFeRD Konverter. Laden Sie Ihre herkömmliche PDF-Rechnung hoch (die Sie z.B. aus Word oder InDesign exportiert haben).
Schritt 2: Daten ergänzen (oder automatisch erkennen lassen)
Damit die eingebettete XML-Datei korrekt ist, benötigt der Konverter die Kerndaten der Rechnung.
Smart-Modus:* Unser Tool versucht, Rechnungsnummer, Datum und Summen mittels OCR aus Ihrem PDF auszulesen.
Manuell:* Sie können fehlende Pflichtangaben (wie Leitweg-ID oder Umsatzsteuer-ID des Empfängers) kurz in die Maske eintippen.
Schritt 3: Konvertieren & Downloaden
Klicken Sie auf "In ZUGFeRD umwandeln". Das Tool "impft" Ihre PDF nun mit der XML-Struktur. Nach wenigen Sekunden laden Sie eine Datei herunter, die immer noch wie Ihre Rechnung aussieht, aber nun ZUGFeRD 2.2 / 2.3 konform ist.
Wann sollte ich ZUGFeRD statt XRechnung nutzen?
Im Artikel XRechnung vs. ZUGFeRD haben wir die Unterschiede detailliert erklärt. Hier die Kurzfassung für die Praxis:
Wichtig: Auch Behörden akzeptieren mittlerweile oft ZUGFeRD, sofern das Profil "EN 16931" genutzt wird (was unser Konverter standardmäßig tut).
Technische Details: Welches Profil brauche ich?
Der Rechnex Konverter fragt Sie ggf. nach dem "Profil". Für 99% der Anwender in Deutschland gelten ab 2026 folgende Regeln:
* EN 16931 (Comfort): Der Standard. Wählen Sie dies, wenn Sie unsicher sind. Es ist vollständig gesetzeskonform für B2B und B2G.
* Basic / Basic WL: Diese Profile sind abgespeckt und reichen für die E-Rechnungspflicht in Deutschland oft nicht aus, da sie nicht alle Steuerinformationen enthalten.
* XRechnung (Referenz): Dies ist das strengste Profil, das auch im ZUGFeRD-Format abgebildet werden kann.
Unser Tipp: Lassen Sie die Einstellung auf "EN 16931" stehen. Damit sind Sie auf der sicheren Seite.
Checkliste vor dem Versand
Bevor Sie Ihre frisch konvertierte ZUGFeRD-Rechnung per E-Mail an den Kunden schicken, achten Sie auf Folgendes:
Rechnung_2026-104_FirmaXY.pdf.Fazit: Keine Angst vor der Technik
Sie müssen Ihr Rechnungslayout nicht wegwerfen und auch keine teure Abo-Software für 50€ im Monat kaufen, nur um drei Rechnungen zu schreiben. Ein PDF-zu-ZUGFeRD Konverter ist die Brücke zwischen Ihrer gewohnten Arbeitsweise und der neuen digitalen Pflicht.