Hilfe, ich habe eine XML-Datei bekommen! So öffnen Sie XRechnungen richtig
Es ist das häufigste Support-Ticket in deutschen Büros im Jahr 2026: Eine E-Mail kommt rein, im Anhang befindet sich eine Rechnung. Aber statt der gewohnten PDF-Datei finden Sie dort eine Datei namens rechnung.xml (oder manchmal xrechnung.xml).
Sie machen einen Doppelklick darauf – und die Enttäuschung ist groß. Statt einer sauber formatierten Rechnung öffnet sich Ihr Internet-Browser (Edge, Chrome oder Safari) und zeigt Ihnen so etwas an:
xml
urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xoev-de:kosit:standard:xrechnung_3.0
RE-2026-99812
2026-02-01
Müller Handwerk GmbH
Keine Panik. Die Datei ist nicht kaputt und es ist auch kein Virus. Es ist eine XRechnung. Sie ist nur nicht für Ihre Augen gemacht, sondern für die Buchhaltungssoftware Ihres Computers.
Doch was tun, wenn Sie keine spezielle Software haben, aber trotzdem wissen müssen, welche Summe überwiesen werden muss oder Sie die Rechnung für die Akten drucken wollen?
Hier kommt der Rechnex Viewer ins Spiel.
Warum kann ich die Datei nicht einfach mit Word oder Adobe öffnen?
Das Format der XRechnung (basierend auf XML) ist reiner Text, der strengen logischen Regeln folgt.
* Adobe Acrobat (PDF): Kann XML-Dateien standardmäßig nicht interpretieren, da es keine Bildinformationen gibt.
* Word: Versucht oft, die Datei zu "konvertieren", produziert aber meistens unleserlichen Datensalat.
* Excel: Kann XML zwar importieren, zerstört dabei aber oft die Struktur, sodass Positionsdaten oder Summen verrutschen. Vorsicht: Nutzen Sie Excel niemals zur rechtssicheren Prüfung!
Sie benötigen einen Visualisierer (Viewer). Das ist ein "Übersetzer", der den kryptischen Code nimmt und ihn wieder wie eine klassische Rechnung aussehen lässt.
Anleitung: XRechnung lesbar machen (Kostenlos & Online)
Sie müssen keine Software installieren, um eine XRechnung zu lesen. Nutzen Sie einfach unseren browserbasierten Viewer.
Schritt 1: Datei auswählen
Gehen Sie auf den Rechnex XML Viewer. Ziehen Sie die
.xml Datei einfach per Drag & Drop in das Fenster.Schritt 2: Visualisierung
Innerhalb von Sekundenbruchteilen rendert unsere Engine die Daten. Sie sehen nun eine klassische Rechnungsansicht mit:
* Logo und Absender
* Rechnungsempfänger
* Sauberer Auflistung aller Positionen
* Ausgewiesener Mehrwertsteuer und Endsumme
* Bankverbindung und Zahlungsziel
Schritt 3: Als PDF speichern oder Drucken
Jetzt haben Sie die Wahl:
* Drucken: Klicken Sie auf den Drucken-Button, um die visualisierte Rechnung für Ihre Papierablage auszudrucken.
* PDF Download: Speichern Sie die Ansicht als "Lese-Kopie" (PDF) ab.
Tipp für die Buchhaltung:* Speichern Sie die PDF immer zusammen mit der originalen XML-Datei ab. Die XML ist das rechtliche Original, die PDF ist Ihre Lesehilfe.
Ist das sicher? Datenschutz beim Online-Viewer
Wir wissen, dass Rechnungen sensible Daten enthalten (Preise, Kundendaten, Bankverbindungen). Viele kostenlose Tools im Netz laden Ihre Datei auf ausländische Server hoch, wo unklar ist, was damit passiert.
Der Rechnex Sicherheits-Standard:
Profi-Tipp: Versteckte Fehler finden
Der Rechnex Viewer kann mehr als nur "anzeigen". Er prüft im Hintergrund auch die Gültigkeit.
Haben Sie schon mal eine XRechnung erhalten, die Ihr System abgelehnt hat, obwohl sie "gut aussah"?
Unser Viewer zeigt Ihnen oben rechts einen Status an:
* 🟢 Gültig: Die Datei entspricht exakt der Norm EN 16931.
* 🔴 Fehlerhaft: Die Datei sieht zwar wie eine Rechnung aus, enthält aber Syntax-Fehler (z.B. falsche Steuercodes).
Das ist besonders wichtig, wenn Sie Rechnungen prüfen und freigeben müssen. Akzeptieren Sie keine fehlerhaften XRechnungen, da Sie sonst Probleme beim Vorsteuerabzug bekommen könnten.
Häufige Fragen (FAQ)
Funktioniert das auch mit ZUGFeRD?
Ja. ZUGFeRD-Dateien sind meistens PDFs, haben aber eine XML-Datei "im Bauch". Wenn Sie die reine XML-Datei eines ZUGFeRD-Datensatzes haben (
factur-x.xml), können Sie diese hier ebenfalls visualisieren.Kann ich die Rechnung im Viewer bearbeiten?
Nein. Eine XRechnung ist ein unveränderbares Dokument. Wenn Sie Fehler finden, müssen Sie den Absender bitten, die Rechnung zu stornieren und neu auszustellen. Wenn Sie eigene XRechnungen erstellen oder korrigieren wollen, nutzen Sie bitte unseren Rechnex Editor/Konverter.
Funktioniert der Viewer auf dem Handy?
Ja, der Rechnex Viewer ist für Mobile optimiert. Wenn Sie unterwegs eine XRechnung per Mail bekommen, können Sie sie direkt auf dem Smartphone hochladen und lesbar machen.
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